その他,  海外就職

仕事で電話をやたらかけてくる人が大嫌いな件について

おひさしぶりです。はにーです。

わたしが日本に戻り、日系企業で働き始めてから1ヶ月ちょいがたとうとしています。

日本企業と外資企業の違いについてはまた別記事で書こうと思っていますが、今回は特に電話について気になることが多かったので記事にしたいと思います。

ビジネスで電話を多用し、鳴らしっぱなしの上司

わたしにはひとり、直属の上司がいるのだが最初に仕事を一緒にしていて驚いたことがある。それは、とにかくコミュニケーションで電話を多用することだった。

そもそも日程・スケジュールの確認やちょっとしたお伺いなどに関してはメールで行うものが常識だと思っていたが、わたしの上司はとにかく頻繁にどんなことでも電話をかけるのであった。

特にスケジュールの調整なんかは正直なところ、相手の都合も確認する時間が欲しいだろうし、口頭で聞いたところでミスが起こっても大変なことになってしまうためメールで送るのが常識だろうと思っていた。もし急ぎなら、メールで送った上で数時間〜数日経った上で電話をかけ、確認するのがよいと思っている。

しかし、わたしの上司はとにかく電話をかけまくるので、当然相手も自分の予定があったり、交通機関を使っていたり、仕事をしていることもありいつでも出られるわけではない。つまり、繋がらないことがあるのだ。

しかし、そうなると相手の電話には着信が残ってしまうため、相手は何かあったのかと思いかけ直して来る。そうなると頻繁に相手からかけ直しの電話がかかってくるため、社内の電話も増え、取り継ぐ人の仕事も増え、さらにかけた本人の作業を中断して話をしなくてはいけなくなってしまう。

わたしはもともと、電話は極力使わず(謝罪か緊急時のみ使用)という仕事スタイルだったためこれには驚いた。膨大な時間がまさに電話によって消費され、それにより仕事が進まなくなってしまうのだった。当然上司は毎日残業していた。

電話が礼儀正しい、メールは無礼?

最近こんなことがあった。わたしは隣で仕事をしており、こちらが相手の交通費の支給をしなくてはいけないと言う状況で、もともとは先に先方が払わなくてもいいように手配をする予定だった。

しかしそれが難しいことがわかり、先方に一旦出してもらった上でこちらが後ほど支給という形をとることになった。(とはいえ先方は取引先ではなく、パートナー的関係なので立場的には一緒)

それでもいいかどうかを先方にメールを打っていたところ、隣にいた上司から「なぜ電話しないの?」と問い詰められてしまった。わたしはそこで、とりあえずは丁寧にメールをして、それでもダメであればわたしは電話しようと思ってました。交通費支払うことには変わりがないのでそれでもいいかと思いますが、と反論したが、上司はそれは無礼なことだと言う。

そこで議論になったわけだが、結局自分の思う通りにメールをしたところ、その10分後には返信があり、おっけー!と軽く承諾された。しょせん、その程度のことだったのだ。この所要時間はメールを作成する5分だけ。しかし、上司が電話までしていた場合はメール作成と同じことの説明、そして承諾を得るまでの10分弱だろう。そう考えると、まったくの時間ロスとも言える。

そもそもメールを見ていない相手に対して、メール見た!?それでいい!?と1秒コンマで電話連絡すること自体失礼ではないだろうか。(しかも言ってる内容はメールと全く同じ)さらに、やりとりした内容が記録に残らないと言うのは仕事をする上でもっとマズいトラブルにならないだろうか。

そうもやもやしながらも、わたしはそっと電話をかけないという対応をしたのであった。

別の日にも、わたしは同じように確認事項をメールで先方に送った。そして返信を待つ間に別の仕事をしていると、上司に先方にすぐ電話しろと強要され、先方にしぶしぶ電話をした。

結果、2回とも時間差で電話をかけて無視された。さらに、その5分後、先方からメールにて回答が来た。

こういった経験から、やはり電話は直接話さないと語弊が生まれたりするシチュエーションのみで使用すればいいのでは?と思っている。

電話するべき!は今の40代以上か営業マンに多い傾向

以上のことから、おそらく今の20代〜30代くらいまではかなり納得してくれると信じているのだが、どうしてもやはり今の40代以上の世代からすると受け入れがたいようだ。基本的にオフィスで残業しまくっている人はとにかく電話がかかって来る。だから、本来やるべき仕事が終わらない。

とはいえ、世代的な価値観を変えるのは難しいし、営業は連絡とってなんぼみたいなカルチャーもあるだろうから否定はしない。

しかしこれだけは言いたい。

頼むから電話しろとか押し付けないでくれる!!????自分の仕事効率的に終わらせたいからあ⚪︎✖️▽@:¥#!!!!!!!

以上である。

ベトナム人との恋愛、国際結婚&恋愛についてお気軽にご相談ください:)
ブログにて回答させていただきます♪
質問箱質問箱

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です